Uno de los caballos de batalla en el trabajo es la mejora de la productividad, para lo que el ordenador y las herramientas informáticas juegan un papel fundamental. Sin embargo, el ordenador y las herramientas informáticas también son la causa de que la productividad no aumente, principalmente porque permiten perder el tiempo en tareas que, por absurdas, no se plantearían en otra situación.
¿no te han pedido nunca a mitad del trabajo que des una cifra aproximada del presupuesto total, cifra que luego ha tenido que respetarse aún cuando se sabía que no estaba todo completo?
¿no te han pedido nunca informes intermedios de seguimiento para los que tienes que detener tu trabajo e interrumpilo todo?¿no te han pedido informes intermedios varias veces con intervalos de tiempo entre ellos pequeñísimos?
¿no te han pedido que mejores la presentación de un informe y esto te ha ocupado tanto o más tiempo que la elaboración de la información en sí misma?

Romper el ritmo siempre merma la productividad.

Pero ahora no te pueden pillar desprevenido, porque ya sabes que va a ocurrir, así que puedes tomar medidas para que no ocurra. La idea fundamental consiste en invertir el orden aparentemente lógico en que trabajarías si hicieses las cosas a mano.

En principio parece que lo lógico es realizar el trabajo y luego elaborar los gráficos de resumen, el informe descriptivo, etc. Si quieres prevenir, invierte este orden todo lo que puedas, configura primero el informe final, los gráficos, la descripción y todo lo que se te ocurra.

Sí, ya sé que no tienes datos o muy pocos todavía, pero como te explico en el capítulo de acceso a datos externos de mi libro, es posible dejarlo todo preparado para cuando lleguen los datos, y en ese momento las cosas se actualizan solas.

Esto es fundamental para la generación de informes intermedios o de seguimiento o como los queramos llamar, porque no hay que elaborar un informe específico, puedes entregar el único informe que tienes, que reflejará los datos que tengas hasta ese momento. No vas a perder tiempo particularizando un documento que no es más que un adelanto y que no es definitivo.

Lo único que no se podrá incluir desde el principio serán las conclusiones finales, pero párate a pensar qué parte de tu trabajo se podría haber hecho desde el principio y qué es lo que debe esperar al final, probablemente te sorprendas de todo lo que puede hacerse por adelantado.