Ésta es una de las herramientas más útiles de Excel cuando se trabaja con listas grandes de datos, no porque calcule nada, sino porque resalta los valores que nos interesan facilitando encontrar "cosas raras", valores fuera de un intervalo razonable, y cosas por el estilo.
Como tantas otras cosas en Excel, podemos definir los formatos condicionales al principio del trabajo, los criterios que han de cumplir los datos que queremos destacar, para que más adelante se resalten los valores que cumplan esos criterios y de este modo atraigan nuestra atención.
Sin embargo no todo el mundo utiliza el formato condicional, tal vez pensando que no tienen demasiados datos ni demasiados problemas de visión para detectar a simple vista en una lista de números aquellos valores raros.
A continuación voy a comentar un ejemplo con pocos datos para ver algunas posibilidades de aplicación rapidísima, que nos pueden ayudar a aclarar las ideas o a comprender mejor nuestros datos.
Empezamos:
Supongamos que tenemos una serie de documentos, para los que nos interesa conocer el número de palabras y de páginas que tiene cada uno (algunos trabajos se pagan así, por volumen de papel y de tinta).
He añadido un ratio palabras por página para ver la densidad de palabras, para saber qué documentos tienen más chicha y cuales tienen más huegos, fotos y cosas que no son palabras pero que también ocupan.
Lo primero que me puede interesar en comparar rápidamente el tamaño de los documentos, su número de páginas. Para esto se me ocurre utilizar un formato condicional de tipo Barras de datos, que en honor a Excel elegiré de color verde, así que selecciono la columna de los datos y le aplico el formato condicional.
Con esto en cada celda aparece una barra proporcional al valor de la celda, lo que nos da una idea rápida del tamaño de cada documento.
En segundo lugar, voy a destacar la densidad de palabras de cada documento, para ver cuáles son más pesados de leer y cuáles son más ligeros. Para este caso, voy a utilizar una escala de color, que rellenará la celda con un color más oscuro cuanto mayor sea el valor, así los más ligeros serán más claros.
Cuantos más colores tenga esta escala de color, más vistoso queda y más difícil es diferenciar unas cosas de otras. Así que tampoco recomiendo abusar. Para este caso yo he elegido colores del mismo tono anaranjado, si tuviese valores negativos y positivos tal vez hubiese elegido un rango de colores del azul al rojo, pero en este caso, si no hay muchos valores, es más difícil al menos para mí la comparación de unos y otros.
Así que de este modo tan sencillo y rápido, podemos destacar nuestro conjunto de datos para tratar de entenderlo mejor.
¿y tú, para qué utilizas el formato condicional?
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