La mayoría de los programas de ordenador, y Excel no es la excepción, permiten adornar la información para que entre por los ojos. Sin embargo es frecuente encontrarse con documentación que tiene una apariencia muy cuidada pero que carece de contenido. Lo que se conoce como vender la moto (y en esto hay auténticos profesionales).

Otro problema que lleva asociado la búsqueda de la estética es la pérdida de mucho tiempo en conseguir el aspecto deseado, a veces se tarda más tiempo en mejorar el aspecto que en la elaboración de la información.
Así que se nos plantea la eterna duda ¿continente o contenido? ¿qué es más importante, la información o el modo en que ésta se presenta?.
Yo soy más de contenido que de continente, pero claro, de nada sirve tener los datos buenos si nadie es capaz de interpretarlos. Es fundamental tener los datos correctos para empezar a hablar, aunque no todo el mundo tiene esto tan claro. A partir de ahí, un mínimo de higiene en la presentación de los datos o del resumen de estos es imprescindible. Yo estoy en contra del abuso de colores, negritas, recuadros, etc. en la presentación de los resultados. La simplicidad estética también ayuda a clarificar la interpretación.
 

De cara a comentarlo o presentarlo (aunque sea para ti mismo) lo más importante es que se entienda lo que se ha hecho. Así que no hay que descuidar la presentación porque antes o después siempre hay que presentar los resultados del trabajo, así que mejor tenerlo preparado antes que después.
 
También hay auténticos profesionales en invertir horas de trabajo para aclarar la información y conseguir el resultado contrario, que no se entienda nada. Si pinto todas las celdas de amarillo no consigo destacar nada. Si todo está sin colorear y sólo hay una celda amarilla, puede que atraiga la atención a esa celda.

Excel incorpora diferentes posibilidades para no perder demasiado tiempo en repetir las mismas cosas una y otra vez para conseguir el mismo aspecto de siempre. Tal vez lo fundamental sean las plantillas, esos archivos .xlt grandes desconocidos para muchos.

Otra herramienta poderosísima es el formato condicional, que permite destacar las celdas automáticamente según se cumplan unas condiciones. Así puedo pedir a Excel que destaque ciertos valores incluso antes de tener los datos; cuando lleguen los datos Excel se ocupará de destacar lo que le pedí.

Excel también tiene estilos, aunque si la mayoría de los documentos de Word que caen en mis manos no se han redactado empleando los estilos (reconozco que esto me saca de los nervios), mucho me temo que en Excel esto va a ser tarea imposible.

Y en la versión 2007 se han incorporado los temas, para que documentos de word, hojas de cálculo, y presentaciones tengan una apariencia similar, algo que dé sensación de  coherencia entre los diferentes archivos de un trabajo.

Ni qué decir  tiene que todo esto está explicado en mi libro, pero no es el único, así que si tienes interés tienes mucha documentación que leer.