UTILIZAR BASE DE DATOS PARA FACILITAR Y EVITAR ERRORES

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josejose
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UTILIZAR BASE DE DATOS PARA FACILITAR Y EVITAR ERRORES

Hola Paco Megía y compañeros excelianos:

Cada mes he de introducir datos de clientes: Nombre, CIF, Concepto que siempre son los mismos cliente a cliente. Por lo tanto lo ideal sería que poniendo el nombre del cliente, se extraiga de la base de datos el resto de la información y aparezca automáticamente.

Adjunto una tabla que facilita la pregunta:

 A B C D E F G HI
1BASE DE DATOS DE CLIENTES      
2CLIENTECIFConcepto ClienteCIFConcepto  
3Antonio123Mantenimiento Antonio    
4Juan456Servicios      
5Rafael789Alquiler      
6Francisco135Mantenimiento Lo que pretendo es:   
7Manuel246Suministros Que cuando escriba Antonio en E3, aparezca   
8Lucas378Herramientas en F3 su CIF (123)  y en G3 su Concepto (Mantenimiento) 
9Jose974Jardineria Y así para cada cliente: Juan, Rafael, etc  
10    Son datos (CIF) y (Concepto) que tengo en la base de datos en 
11    las columnas A B y C   
12    Estoy preguntando por las Formulas a utilizar en F y G 

Muchas gracias anticipadas

Jose

 

 

Cron
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Sería utilizando la mejor

Sería utilizando la mejor función de Excel: BUSCARV

EN la casilla del CIF tendrías que poner:

=BUSCARV(E3;A$3:C$9;2)

Y en la del concepto:

=BUSCARV(E3;A$3:C$9;3)

Estas fórmulas las podrías arrastrar por toda la columna.

No obstante, te recomiendo que lo organices de otra manera. Los nombres se repiten (hay 2 que se llaman Antonio García), se pueden escribir mal, con 2 apellidos o con uno... Sin embargo, el CIF es un número único, unívoco y fácilmente corregible si se escribe mal. Lo que te propongo es que al escribir el CIF se rellenen todos los demás datos. En este caso, en la tabla de datos la primera columna debería ser el CIF.

 

Un saludo

josejose
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Muchas gracias Cron:Tines

Muchas gracias Cron:

Tines razón, sin embargo lo más engorroso es el CIF y donde más posibilidad hay de error. Estaba pensando utilizar una nueva columna con mera numeración, 1,2,3, etc. de manera que queden numerados los clientes del 1 al 50, que no son más para cada cliente, y así sería incluso más facil teniendo la base de datos en la misma hoja y a la vista.

Muchas gracias por tu aportación

Saludos

Jose

Jose

Cron
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Otra cosa que puedes hacer es

Otra cosa que puedes hacer es utilizar la validación de celdas, y seleccionar los datos de un desplegable en vez de teclearlos.

josejose
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Hola Cron,El problema me

Hola Cron,

El problema me surge en las celdas que contienen la formula de BUSCARV cuando trato de ordenar alfabeticamente la base de datos. Al ordenar alfabeticamente selecciono ambas columnas, y no entiendo dónde está el fallo.

Muchas gracias

Jose

Cron
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¿Podrías adjuntar una hoja

¿Podrías adjuntar una hoja con datos falsos? Así puedo revisar qué pasa

Un saludo

josejose
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Hola Cron,Te adjunto el excel

Hola Cron,

Te adjunto el excel. En el documento está la explicación del problema.

Un saludo y muchas gracias.

AdjuntoTamaño
File duda_excel.xlsx11.87 KB

Jose

Cron
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Ok, ya sé lo que te pasa.La

Ok, ya sé lo que te pasa.

La función BUSCARV tiene un último parámetro que puede ser VERDADERO o FALSO. Con esto le indicas si la lista está ordenada o no. Esta explicación, que es la que da la ayuda de Excel es "poco explicativa".

En realidad, cuando buscas un número y la lista está ordenada, Excel te responde con el valor de la columna que hayas seleccionado que coincide con el número inmediatamente inferior al que tú estás buscando. Por ejemplo:

1A
2B
3C
4D
5E

Si ponemos esta tabla, imagina una orden BUSCARV en la que buscamos 3,5. El resultado (si el último valor es VERDADERO) sería C.

En el caso de que el último valor fuera FALSO, el resultado sería un error #N/A, porque el valor 3,5 no se encuentra en la primera columna.

Si en vez de número fuera un dato alfanumérico, ocurre lo mismo ordenándose alfabéticamente.

Tu problema es que al ordenar por nombre, en realidad estás "desordenando" el índice de la primera columna. Tu segundo problema es que al no haber introducido el último parámetro, Excel toma por defecto VERDADERO.

Por eso, cuando lo que tienes es esto:

1Arturo
2Juana
3Mar
4Soledad
5Rafael
6Agustin

Cuando buscas el 5, lo localiza bien porque la lista está ordenada y te devuelve "Rafael"

Sin embargo, al reordenarla por nombre, tendrás esto:

6Agustin
1Arturo
2Juana
3Mar
5Rafael
4Soledad

La función BUSCARV debe buscar desde el final hacia arriba. De esta manera, si buscas el 6, empieza por el último, ve que es 4, por lo que lo considera el "inmediatamente inferior" y no busca más. Esto es porque le has dicho (o no se lo has dicho explícitamente, pero lo ha entendido por no poner nada) que la lista está ordenada por números.

Si buscas el 5, empieza por el final, ve el 4 y asume también ese valor.

Si buscas el 2, empieza por el final, y como el 4 es mayor que 2, sigue buscando. El siguiente es el 5, y el siguiente el 3, que son mayores. El siguiente es exactamente el 2, y por eso te devuelve el resultado correcto.

 

¿Cómo se soluciona esto?

Añádele al final el parámetro FALSO para que busque la coincidencia exacta.

Ejemplo:

=BUSCARV(E4;$B$4:$C$18;2;FALSO)

 

Un saludo

 

 

 

josejose
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Muchisimas gracias Cron, la

Muchisimas gracias Cron, la duda está resuelta.

Un saludo

 

Jose