Ordenar o filtrar planillas con celdas combinadas

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chronot
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Ordenar o filtrar planillas con celdas combinadas

Buenos días!

Tengo una planilla con la siguiente información de cheques emitidos:

Columna A: fecha del cheque

Columna B: número de cheque

Columna C: Beneficiario del cheque (proveedor al que se paga)

Columna D: Importe del cheque

En algunos casos, combino la columna B pues se emiten dos cheques seguidos a un mismo proveedor, pues existe un limite maximo por cheque y el monto a pagar en total supera este limite. Por ejemplo, el limite maximo por cheque es de 1000U S$ y se debe pagar al proveedor 1500 US$, entonces salen 2 cheques: uno por 100 y el otro por 500.

Al querer ordenar la planilla por fecha  o por proveedor, por dar un ejemplo, aparece el mensaje "la operación requiere que las celdas a combinar tengan el mismo tamaño".

Cuando aplico filtro por beneficiario, se ve información incompleta por causa de las celdas combinadas.

¿Cual sería la recomendación para solucionar este inconveniente?

 

Desde ya les agradezco su valioso tiempo y colaboración en ayudarme siempre.

chronot
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Re: Ordenar o filtrar planillas con celdas combinadas

Perdón, quise decir que en algunos casos combino la columna C (de beneficiarios)

pacomegia
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Re: Ordenar o filtrar planillas con celdas combinadas

Combinar celdas, antes o después, acaba siendo una fuente de problemas.

Excel entiende mucho mejor los datos con registros en filas diferentes. Puede que combinar celdas ayude (no siempre) a que una persona entienda mejor los datos, pero a Excel lo confunde.

Si tienes dos cheques, utiliza una fila diferente pada cada cheque (supongo que cambiará el importe y el número de cheque, aunque todo lo demás sea igual).

Siempre puedes "ocultar a la vista" la información que sea igual que la fila inmediatamente superior, por ejemplo con un formato condicional.

 

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Re: Ordenar o filtrar planillas con celdas combinadas

Muchisimas gracias Paco por esta explicación tan amena, yo pensaba que las celdas combinadas mejoraban el aspecto de la planilla y además permitiría una ventaja operativa pero veo que no es tanto como parece. Siguiendo tu consejo, de ahora en más trataré de no usar dentro de una planilla de datos.

En el caso del ejemplo más arriba, lo que podría hacer es repetir el beneficiario del cheque en cada fila y no combinar estas celdas, cuando más de un cheque se emite a un mismo beneficiario.

¿Cómo se aplica lo que me comentaste sobre "Siempre puedes "ocultar a la vista" la información que sea igual que la fila inmediatamente superior, por ejemplo con un formato condicional" ?

pacomegia
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formato condicional para ocultar

Puedes definir un formato condicional con una fórmula tan simple como "esta celda igual a la de arriba"
si pones como formato un color de texto igual que el color de fondo, cuando se cumpla la condición el valor no se muestra, aunque en realidad está ahí.

por ejemplo, imagina que tienes estos datos donde se repite el mismo capítulo para varios apartados.

Selecciona los datos que quieres que se oculten mediante el formato condicional y elige la opción de "Es igual que..."

Ahora le decimos que sea igual que la celda de arriba:

Precaución número 1: como si lo definieses para la celda superior izquierda del rango seleccionado.
Precaución número 2: referencia relativa para que sirva para todas las celdas (quita los dólares)

(ya se ven los datos destacados) para que lo oculte vamos a aplicar un formato personalizado

con el color de texto blanco (porque el fondo de mi hoja está blanco)

El resultado queda más fácil de leer, como queríamos:

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Re: Ordenar o filtrar planillas con celdas combinadas

Las celdas conmbinadas traen muchos problemas, además de que imposibilitan usar herramientas muy útiles como tablas dinámicas.