Indicadores, o cómo resumir todo en un único número

Una de las capacidades más versátiles de Excel es la de poder conectarse con multitud de orígenes de datos para analizarlos conjuntamente y presentar ese análisis con aspecto compacto, en lo que se llama Dashboard o cuadro de mando, o panel, o de otras muchas maneras.

El objeto de estos cuadros de mando es reflejar una situación que engloba una infinidad de datos, una situación que es compleja, de manera que cualquiera pueda entenderlo, incluso un jefe (de esos que no tienen más de 30 segundos para dedicarle a tu trabajo, sin entrar en más polémicas).

Así que toman mucha importancia los indicadores, que son números que resumen un cierto aspecto de la realidad, y que al tratarse de un valor numérico permite analizar mejor su evolución, tendencia, se puede representar en un gráfico, y por supuesto, permite comparar casos diferentes, porque comparar un número siempre es más sencillo que comparar dos realidades.

Por supuesto que hay indicadores para todos los gustos, desde kilos de papel reciclado por metro cuadrado de oficina, hasta kilowatios·hora consumidos por euro/dolar de beneficio. El truco está en elegir aquellos que realmente aporten información útil. Supongo que el ratio entre el número de camisas y número de pantalones por empleado no es algo especialmente útil, salvo que seas un fabricante textil, y puede que ni siquiera en ese caso.

Para que nadie invente la pólvora, en KPILibrary se pueden consultar más de 5000 indicadores o KPI Key Performance Indicators, organizados por sectores, y con valores típicos que pueden servir de referencia para comparar nuestra situación con la de otras orgainzaciones similares.
También es posible enviar sugerencias de indicadores para que los incluyan en el directorio.
El sitio está en inglés, pero a estas alturas espero que no sea demasiado problema.

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La paradoja de la presentación visual

Sin embargo, todos los esfuerzos por conseguir presentar esa situación complicada de manera tan evidente son inversamente proporcionales al reconocimiento del mérito.
Me explico: Una vez presentas tus datos de manera simple, cualquiera puede entenderlos, con lo que se puede llegar a pensar que no ha costado ningún esfuerzo elaborar esa presentación (nadie va a entrar en las tripas ni en el razonamiento que llevó a colocar una información a la izquierda y otra a la derecha y no al revés).
Y llegamos a comentarios del tipo ¿y para esto has necesitado tanto tiempo? si esto lo hace cualquiera.

y por supuesto, el peor comentario de todos: Esto lo hago yo con access en 10 minutos. (bueno, todavía estoy esperando esos 10 minutos desde hace meses y de momento nada).

Cuanto más fácil sea la presentación, lo cual implica más trabajo detrás, más evidente resulta entenderlo y menos tiempo parece que se ha tardado en confeccionar.

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Gráficos imposibles en Excel

A propósito de la presentación visual de la información, mira estas posibilidades de gráficos con Excel

si no activas las imágenes, no sabes lo que te estás perdiendo

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Hasta la próxima.
Paco Megía.
www.necesitomas.com