extraer nombres únicos con filtro avanzado

Una pregunta frecuente es cómo extraer registros únicos de un listado. por ejemplo tenemos un listado inmenso de anotaciones correspondientes a personas, y quiero extraer un listado de los nombres de esas personas.

Conseguir este listado de valores únicos es fácil utilizando el filtro avanzado de Excel.

De manera abreviada, el funcionamiento del filtro avanzado es el siguiente:

  • partimos de un rango que contiene los datos.
  • Indicamos si queremos filtrar la lista en el mismo lugar o queremos copiar el resultado de filtrar la lista a otro sitio
  • Podemos especificar los criterios de filtrado
  • Podemos elegir qué campos queremos obtener en nuestro resultado
  • por último podemos pedir a Excel que sólo proporcione resultados únicos.

Vamos a utilizar como ejemplo una lista de pedidos de la que queremos extraer un listado con los nombres de los clientes.

listado de datos de pedidos

En nuestro caso, queremos extraer los nombres para utilizarlos en otro lugar, así que nos interesa la opción de poner los resultados en otro lugar

Los criterios de filtrado nos permiten afinar la búsqueda. Para este ejemplo no filtraremos, pero por si alguien lo necesita, simplemente indico que se definen igual que los criterios de las funciones BD de base de datos.

En cuanto al campo, sólo nos interesa el nombre, así que necesito poner el nombre del campo en una celda y elegirla en "copiar a"

para no equivocarme, en vez de escribir el nombre, utilizo una fórmula que simplemente se refiere a la celda donde está el encabezado del campo que necesito:

Marcaremos también la opción de resultados únicos.
¿qué es un resultado único para el filtro avanzado? pues es aquel dato en el que todos los campos del resultado coincide.
Repito, todos los campos del resultado son iguales.
Como en nuestro caso el resultado tiene sólo el campo nombre, obtendremos nombres únicos, aunque el resto de campos de la tabla sean diferentes.

resumiendo, la ventana del filtro avanzado quedaría parecida a esta imagen

filtro avanzado

como ocurre siempre, si tenemos nombres definidos en la hoja, las referencias quedan más claras.
para utilizar un nombre, utiliza la tecla [F3]

Al aceptar, bajo la celda de destino elegida, se copiarán los nombres únicos que queríamos.

¿necesitas saber más cosas de Excel?

Temática: 

Comentarios

Re: extraer nombres únicos con filtro avanzado

Imagen de pacomegia

No aplico criterios porque quiero que me devuelva "todos" los clientes.

Si por ejemplo quisiera sólo los clientes que han hecho pedidos en el último mes, entonces sí tendría que especificar un criterio, en este caso al campo "fecha de pedido" para acotar los resultados.

ejemplo de criterios para filtro avanzado de Excel

como decía antes, los criterios se definen igual que para el grupo de funciones BD.

------
Ya sé Excel, pero necesito más ahora en pdf

 

Data Tools Suite
datos y tablas con Excel

Re: extraer nombres únicos con filtro avanzado

Imagen de pacomegia

Sí, tienen que tener encabezado.

Es bueno (yo diría que incluso prioritario) que tengan encabezado no sólo para el filtro avanzado, sino para la vida en general, porque eso te permite identificar qué hay en cada campo/columna.

 

Si no tienen un encabezado "oficial" crea un encabezado auxiliar y para que no se vea puedes ocultar la fila, o poner las letras de color blanco igual que el fondo para que no se distingan.

 

Data Tools Suite
datos y tablas con Excel

Re: extraer nombres únicos con filtro avanzado

Imagen de visitante

¿Hay alguna forma de que a la vez que se extraen nombres unicos con filtro avanzado, el resultado quede ordenado por la columna que queramos? O eso se debe hacer sobre el resultado del filtro?

en este ejemplo al extraer solo la columna nombre, ¿hay alguna forma de q quedasen ya ordenados (alfabéticamente)?

Re: extraer nombres únicos con filtro avanzado

Imagen de chronot

Hay algo que aún no entiendo sobre el filtro avanzado: ¿cómo se sabe que se filtrarán a otro lugar solamente los clientes, si en rango de criterios se dejó en blanco?

¿Qué significa hacer referencia a la celda "clientes" en vez de escribir manualmente?

Re: extraer nombres únicos con filtro avanzado

Imagen de pacomegia

puedes aplicar los criterios a un campo, pero te interesa el resultado de otro campo.
tal vez mejor con un ejemplo:

imagina que en un listado de pedidos te interesa saber el importe de los pedidos de este mes.

tu criterio se aplica al campo fecha (que es lo que tiene que cumplir que está en este mes) esto lo definirías en el rango de criterios

pero el resultado que quieres está en el campo importe, este campo importe tendrás que ponerlo en el encabezado del rango de destino.

 

el nombre de los campos de destino debe coincidir exactamente con el nombre de la lista con los datos (no lo quiero llamar base de datos). Si en mi lista tengo "cliente" pero yo excribo "clienteS" no reconocerá el campo. Para prevenir esas erratas es para lo que escribo una fórmula que diga que es igual a la celda donde tengo el encabezado, por ejemplo

=$C$1

así si luego cambias el nombre en la lista de datos también se cambiará en los criterios.

Esto no es obligatorio, es que yo tengo mala memoria y siempre que cambio el nombre del campo se me olvida cambiarlo en los criterios.

------
Ya sé Excel, pero necesito más ahora en pdf

 

Data Tools Suite
datos y tablas con Excel

Re: extraer nombres únicos con filtro avanzado

Imagen de chronot

¿En este ejemplo se copió el encabezado "Clientes" en la celda F1?

Disculpame mi ignorancia, pero ¿qué son las funciones BD?

¡Te agradezco enormemente por compartir en forma tan amena tus cuantiosos conocimientos, Paco!

Re: extraer nombres únicos con filtro avanzado

Imagen de pacomegia

El encabezado del filtro debe ser el nombre del campo, y en este caso es lo que pongo en la celda F1, pero en vez de copiarlo he puesto una referencia.

Las funciones BD de excel son funciones para operar con bases de datos, les llamo funciones BD porque sus nombres empiezanpor estas letras:

están agrupadas dentro de la categoría de funciones de base de datos

------
Ya sé Excel, pero necesito más ahora en pdf

 

Data Tools Suite
datos y tablas con Excel