la firma digital no encaja en nuestra mente

Con frecuencia tengo la necesidad de trabajar con personas que prefieren una firma manuscrita escaneada antes que una firma digital.

que si los certificados, que si la verificación, que si el sistema de firma,... el proceso no está claro y no es sencillo para todo el mundo.

He tenido que ser testigo a mi pesar de cómo se imprimía una factura digital firmada digitalmente, se firmaba a mano por el autor, se escaneaba el documento, y ya está. tan convencidos de que se trata de un documento firmado digitalmente (me refiero al escaneado).Eso debe de tener la validez de una fotocopia, esto es, ninguna.

Por no hablar de los documentos de word o los planos de autocad que incluyen una imagen de la firma del presunto autor. A muchas personas eso también les parece un documento firmado digitalmente. Para mí, eso y nada es lo mismo.

Parece que por un lado se está intentando crear unos sistemas altamente seguros que identifiquen al firmante, pero por otro lado, por el de las personas normales, basta con el garabato de la firma, porque supongo que no todo lo que se firma tiene que tener la veracidad de un notario, simplemente se firman muchas cosas que no sería necesario firmar. 

Todavía nos queda bastante por andar para homogeneizar todo este tema, y eso que en España lo tendremos más fácil porque en breve todos tendremos un documento de identidad electrónico que se supone permite firmar digitalmente, aunque no lo intentes todavía, porque te pedirán una copia en papel firmada a mano y escaneada de nuevo.

un caso real

Recientemente tuve que presentar una documentación a un organismo público (tampoco importa a cuál), y como permitían presentarlo digitalmente vía web, así lo hice, cree mis pdfs, los subí a la administración a través de su aplicación web, y los firmé digitalmente con una de las posibilidades de esta misma aplicación.

mi gozo en un pozo

Unos días más tarde me llamaron por teléfono para decirme que si podía presentar la documentación en papel porque no podían acceder a estos documentos (igual es una estrategia para ahorrar papel, pero no lo creo): original y copia, una para ellos y otra para compulsar algunos documentos y para que me quedase una copia sellada de lo que les entregaba (otra vez). Bueno, como soy el primer interesado en que puedan leerlo, imprimo dos copias de todo lo encuaderno (eran bastantes hojas) y lo llevo al registro. Ya está todo presentado de nuevo por la vía tradicional.

la sorpresa

Pero la sorpresa llegó unos cuantos días después, cuando recibo una nueva llamada, de otra persona que al parecer lleva ahora mi expediente, para pedirme que si puedo hacer el favor de enviarles en pdf la documentación que les he presentado en papel, para que puedan trabajar con ella y enviarla a las personas que tienen que evaluar la solicitud.

sin palabras.

la conclusión

Lo que se supone es para ahorrar gastos inecesarios y facilitar los trámites ganando en eficiencia, eliminando procesos innecesarios, acaba generando impresiones y reimpresiones en papel, más trabajo en balde, más perdidas de tiempo, más gasto y molestias para el que presenta la documentación y para la administración que lo recibe, más ineficiencias en definitiva.

Igual esto es un ejemplo de por qué vamos a tener subidas de impuestos en breve.

Y que tiene esto que ver con Excel

Mi opinión personal es que en Microsoft hay dos equipos de personas, los que hacen Excel (los buenos) y los demás.

Yo creo que en España tenemos dos tipos de ministerios (desde el punto de vista de la organización y de la claridad), el de Hacienda (no son como los de Excel, pero en el país de los ciegos...) y todos los demás. Claro, son los que tratan con el dinero, así que deben ser especialmente meticulosos y pulcros.

Por favor, si algún inspector de hacienda lee este mensaje, les pido lo siguiente: den un golpe de Estado, tomen el control organizativo del país y pongan un poco de orden en este caos, eliminen duplicidades, tareas innecesarias, organismos innecesarios. Optimicen la estructura, porque aquí parece que nadie de los que debieran se atreve. Y no estoy diciendo que sobren funcionarios (aunque lo piense) lo que quiero decir es que se deben dedicar a tareas productivas y se debe racionalizar su trabajo.

¿y tú qué opinas?

Esta es mi experiencia en España, pero teniendo en cuenta que dos tercios de los visitantes del sitio están en América, supongo que también podrán tener algo que aportar sobre cómo avanza la administración electrónica en sus países.

os animo a un lado y otro del Atlántico a dejar un comentario con vuestras impresiones al respecto.

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Comentarios

Re: la firma digital no encaja en nuestra mente

Imagen de dparadap

Hace un par de meses presenté una documentación en la Seguridad Social por internet, firmada digitalmente con mi DNI. Como no tenía claro que todo hubiese ido como debía fui a la oficina cinco días más tarde. Cuando le enseñé la copia en papel, se le quedaron los ojos como platos y me preguntó ¿pero esto se puede hacer? Después de consultar con sus compañeros durante quince minutos me dijo que sí que se podía pero que todavía estaban empezando y que me lo arreglaba en un momentito. Efectivamente, 5 minutos más tarde estaba todo solucionado... cinco días más tarde de lo debido por querer ahorrar tiempo.

si no lo sabes vives feliz

Imagen de aquijano

estoy harto de hacer el siguiente proceso:

  • se crea el documento digitalmente
  • se imprime
  • se firma con un bolígrafo
  • se escanean las hojas firmadas
  • se reemplaza en el documento digital las páginas originales por las páginas escaneadas con la rúbrica
    (este paso es opcional y puede sustituirse por escanear de nuevo todo el documento)
  • creemos que tenemos un documento firmado

ese documetno tiene la validez de una fotocopia, que también tiene el garabato pero todo el mundo sabe que no es válido.
pero mientras no se sepa podemos vivir felices.
 
claro, que como ahora ya lo sabemos ¿qué vamos a hacer?

 

Re: si no lo sabes vives feliz

Imagen de xoan ninguen
  1. Se crea el documento digitalmente.
  2. Se "firma" (sic) con unas firmas escaneadas de los firmantes (o con lo que sea menester). O bien se firma en el "Mundo Real" y se escanean.
  3. Se imprime digitalmente una cabecera del archivo digital en todas las páginas con el CRC (o MD5 o el código único que se pueda relacionar con el contenido) del archivo. Se destruye el archivo digital escaneado para que no haya suspicacias...
  4. Se acabaron tus problemas, el archivo es único [en digital y sus "copias en papel" :)) ] le hagas lo que le hagas, y no te ha llevado tiempo ni na...

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Re: la firma digital no encaja en nuestra mente

Imagen de argacha

Cuando he pulsado el botón de contestar ha sido porque pensaba que tenía un caso para contar. Luego he pensado que no, que tenía dos. Ah, no.. tengo tres casos a cual mejor... he dejado de pensar en cuantos casos porque me parece que sería muchos. Así que sólo contaré uno.

En mi empresa las vacaciones se piden por escrito debiendo "firmar" la petición el interesado, su jefe y el jefe de recursoso humanos. Mas de 60% de empleados de mi empresa estamso desplazados fuera de la central, incluidos mi jefe (que está en euskadi) y yo (que estoy en Extremadura). Mi petición de vacaciones se debe hacer de la siguiente forma:

  • Imprimo el papel, lo relleno y lo firmo (con boli bic)
  • Lo escaneo y se lo envío a mi jefe
  • Lo imprime, lo firma (con boli inoxcron)
  • Lo escanea y se lo envía al jefe de Recursoso Humanos
  • Lo escanea y lo firma (¿con pluma de oro?)

La verdad es que no se cual es el siguiente paso porque nunca me ha llegado una contestación para saber si me han concedido las vacaciones, pero supongo que lo volverá a escanear para enviarselo a la secretaria que lo imprimirá para archivarla en una carpeta.

Y esto es para unas  simples vacaciones